Ein Telefonservice ist ein Sekretariat, das Anrufe im Kundennamen entgegennimmt.
Beschreibung:
Ein Telefonservice kann Anrufe im Kundennamen entgegennehmen. Ist der Kunde nicht erreichbar beziehungsweise möchte nicht erreichbar sein, kann er via Anrufweiterschaltung den Anruf zu einem Sekretariat eines Telefonservice weiterleiten. Dort werden die Anrufe dann im Firmennamen entgegengenommen. Daraufhin wird der Kunde über die Gesprächsinhalte informiert.
Anrufentgegennahme eines Telefonservice:
Im Sekretariat kann die Telefonistin beziehungsweise der Telefonist durch ein speziell entwickeltes EDV-System erkennen für welches Unternehmen der Anruf eingeht. Daraufhin können bestimmte Unternehmensdaten eingesehen werden. So kann die Telefonistin zum Beispiel den Meldetext des Unternehmens einsehen und kann sich somit mit dem Meldetext des Unternehmens melden. Ebenso kann sich die Telefonistin durch das EDV-System so zum Beispiel auf wesentliche Dinge wie zum Beispiel Wegbeschreibungen, Produkterklärungen, Dienstleistungserklärungen oder Ansprechpartner konzentrieren.
Information über Gesprächsinhalte:
Meist werden bei einem Telefonservice die Anruflisten gespeichert. Ebenso werden alle wichtigen Informationen zu dem Telefongespräch wie Anrufname, Firma und Telefonnummer und der Gesprächsinhalt in das EDV-System aufgenommen. Die Telefonistin kann dann eine Mitteilung mit all diesen Informationen an den Kunden senden. Dies geschieht meist je nach Wunsch per SMS, Fax oder E-Mail. Bei besonders wichtigen Anrufen kann der Telefonservice den Anruf auch direkt an den Kunden weiterleiten.Nutzung des Dienstes:
Nachdem der Kunde sich für einen Anbieter entschieden hat, meldet er sich dort an. Voraussetzung bei jedem Telefonservice ist ein Festnetzanschluss mit zugehöriger Festnetztelefonnummer und Telefon. Vom Anbieter bekommt der Kunde eine eigene Telefonnummer zugewiesen über die alle Abläufe identifiziert werden. Auf diese Telefonnummer kann der Kunde die ankommenden Anrufe dann durch einen speziellen Wählcode des jeweiligen Telefonanbieters per Anrufumleitung beziehungsweise Anrufweiterschaltung umleiten.
Der Kunde kann somit selbst frei entscheiden, wann und ob ein Anruf vom Telefonservice angenommen wird. Ebenso kann er einen eigenen Meldetext angeben und entscheiden wie sich die Telefonistinnen oder Telefonisten den Kunden gegenüber verhalten sollen.
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